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ZEITMANAGEMENT

Praxis Tutorial

ZEITMANAGEMENT

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GENIUS BASIC MODULE

ZEIT IST KOSTBAR - NUTZE SIE!

GENIUS BASIC MODULE

DAS PRINZIP

Der Begriff Zeitmanagement ist irreführend, denn die Zeit lässt sich nicht managen! Was sich aber managen lässt, ist wie Du sie nutzt. Zeitmanagement wird auch oft unterbewertet, dabei ist die effiziente Planung und Nutzung Deiner Zeit für Deinen Erfolg durchaus wichtig. Die Zeit und ihre Einteilung ist auch ein Planungsinstrument - ohne sie ist keine effiziente Planung möglich.

Die folgenden Tipps werden Dir helfen, Dein eigenes Zeitmanagement-Konzept zu entwickeln, damit Du Deine Zeit effizient nutzt und Deine Planung optimal strukturierst.

 

1. Arbeite mit einer Aufgabenliste

Lege einen Tag in der Woche fest, an dem Du eine Aufgabenliste nach folgenden Kriterien erstellst:

Notiere alle Aufgaben für die Woche.

Formuliere Deine Aufgaben mit einem Verb: z.B. XY anrufen, XY besorgen, XY erledigen etc.)

Lege ein realistisches Zeitfenster fest, in dem Du die jeweilige Aufgabe erledigen willst.

Ordne Deine Aufgaben nach Priorität.

Arbeite Deine Aufgaben eine nach der anderen ab.

Konzentriere Dich nach Möglichkeit immer auf eine Aufgabe.

Streiche erledigte Aufgaben von Deiner Liste. 

2. Setze Prioritäten

Ordne und erledige Deine (täglichen) Aufgaben nach folgenden Kriterien:

Zuerst die unangenehmste Aufgabe.

Anschließend die dringendste und wichtigste Aufgabe.

Danach weitere wichtige Aufgaben, nach Dringlichkeit sortiert.

Dann die Aufgaben, die zwar wichtig sind, jedoch nicht besonders dringend.

Der Rest des Tages ist für weitere Aufgaben, die zu erledigen sind.

3. Plane Deine Tagesabläufe

Dies hast Du zwar mit den ersten beiden Tipps bereits erledigt, jedoch solltest Du jetzt Deine Aufgabenliste nach Prioritäten sortiert in Deinen Terminkalender eintragen. Vergiss dabei nicht, Deine festgelegten Zeitfenster einzutragen und Deinen Tag so genau wie möglich zu planen.

4. Eliminiere, automatisiere und delegiere

Dieser Tipp wird vor allem bedeutsam, wenn Dein Geschäft wächst und die Anzahl der Aufgaben stetig mitwächst.

Eliminiere alle Aufgaben, die nicht wirklich sinnvoll sind oder keinen Nutzen haben.

Automatisiere so viele Prozesse und Aufgaben wie möglich.

Delegiere so viele Aufgaben wie möglich an andere.

5. Plane kleine Aufgaben während Wartezeiten und Leerlauf ein

Nutze die Zeit wenn Du auf einen Termin oder eine Verabredung wartest, beim Fahren mit der Bahn oder bei sonstiger Gelegenheit. Diese Zeit lässt sich gut für kleinere Aufgaben nutzen: z.B. Emails lesen, Smartphone aufräumen oder Deine Planung durchgehen und eventuell anpassen.

6. Verabschiede Dich von Zeiträubern

Zeiträuber sind Menschen oder Aktivitäten, die einfach nur Zeit kosten und Dir nichts bringen. Menschen, die Dich nur mit ihren Problemen belasten oder permanent Gefallen von Dir wollen, bringen Dir nichts, außer Zeitverlust. Ebenso verhält es sich mit Aktivitäten, die Du eigentlich nicht machen willst oder musst, wie z.B. bestimmte Veranstaltungen besuchen etc. Überlege Dir genau, welche Menschen und Aktivitäten wirklich wichtig für Dich sind und welche nicht.

7. Lerne nein zu sagen

Dieser Tipp befasst sich ebenfalls mit Zeiträubern, allerdings nicht mit jenen, die dies permanent tun! Nein sagen ist eine Fähigkeit, die Dir unter Umständen viel Zeit einsparen wird. Vielleicht gehörst Du zu den Menschen, die besonders Hilfsbereit sind und immer ein offenes Ohr haben? Dann ist dieser Tipp wichtig für Dich! Verwende Deine Zeit für Dich und Deine Pläne! Auch wenn es Dir egoistisch vorkommen mag, es bringt Dir nichts, wenn Du allen anderen Hilfst, aber keine Zeit für Dich hast!

8. Erledigt ist besser als Perfekt

Perfektionismus kann einer der größten Zeiträuber sein! In der Zeit, in der Du versuchst etwas perfekt zu machen, haben andere bereits 3 weitere Dinge erledigt. Erledige Deine Aufgaben so gut wie Du kannst, orientiere Dich dabei an dem, was Du als Perfekt verstehst, aber übertreibe es nicht. Wenn Du merkst, dass Du Dich in Details verlierst, ist es Zeit die Aufgabe zu beenden. Gut und schnell ist immer besser als Perfekt und nicht fertig werden.

9. Kein Aufschieben

Wenn Du Aufgaben aufschiebst, dann wird der Berg der unerledigten Aufgaben immer größer. Das erzeugt noch mehr Druck und Du erreichst genau das Gegenteil von dem, was Du willst. Dein Unterbewusstsein registriert Dein Aufschieben und das bedeutet Stress. Das blockiert Dich bei fast allem, was Du tust, denn Du hast die unerledigte Arbeit im Hinterkopf. So kannst Du einfach nie effizient und vor allem kreativ sein. Außerdem ist es ein gutes Gefühl und ein gutes Signal an Dich selbst, wenn Du eine Aufgabe erledigst, obwohl es unangenehm ist, die Zeit knapp ist etc.

10. Setze Dir Grenzen und halte sie ein

Ein 15 Stunden Tag oder eine durchgearbeitet Nacht kann produktiv und gelegentlich unvermeidbar sein. Achte jedoch darauf, dass Du Dir bei Deiner Arbeitszeit Grenzen setzt. Wenn Du permanent Zeit von Deinem Regenerationszeit-Konto verbrauchst, wird sich das bemerkbar machen. Wenn Du mal über die Grenze gehen musst, ist das in Ordnung. Wichtig ist, dass Du ein Gefühl für Deinen Körper bekommst und merkst, wann Deine Belastungsgrenze erreicht oder gar überschritten ist.

11. Monotasking statt Multitasking

Konzentriere Dich immer auf eine Aufgabe. Multitasking kling gut, ist es aber nicht, denn Du verteilst Deine Konzentration auf verschiedene Aufgaben und so können sich Fehler einschleichen. Erledige nach Möglichkeit immer eine Aufgabe nach der anderen.

Eine bewährte Methode, um diese Zeitmanagement Techniken in Deinem Alltag zu integrieren, ist in dem Du Dir eine kleine Checkliste machst und täglich alle Punkte durchgehst bzw. prüfst. So wird aus diesem Prozess ein Automatismus, ein Glaubenssatz!

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